我国历史上形成了许多行之有效的文书工作制度，有的制度一直沿用至今。

 

文书正副本制度

 

重要公文须建立副本，这一制度自西周时即已形成。王命文书颁发之后，正本交受命者，副本交由内史保存。中央各官署的文件，一份在原官署存档，一份上纳王室“天府”文件库保存。地方官署的重要文书也是一式两份，一份自行保存，另一份送交所属诸州史收存。

 

文书正副本制度，既是文书工作的一项重要制度，也是档案工作的一项重要制度，为现行公文的执行和历史文件的保存提供了保证。

 

公文主官签发制度（判署签押制度）

 

公文须由主官签名或画押后才能生效，现代文书学称之为“签发”，古代称之为“判署签押”。这一制度由文书制作者（史官）签名逐步发展而形成。

 

战国时期，齐国国相田婴首先在契券文书上签名，称为“押券”，各官署仿行之，在官文书（限于缣帛书写的公文，简牍文书则多用封泥）上押署。经过秦汉的发展，到三国时公文签押制度已正式形成。东晋以后正式以纸书写公文，在纸上便于押署，公文押署制度即被朝廷定制下来。

 

请示类公文一文一事制度

 

一文一事，即一件公文只陈述一件事，不同的事不得混杂在一件公文中。这种做法大约始于魏晋南北朝时期，通用于唐代，而见诸典籍记载的成文制度则是在宋代。南宋《庆元条法事类·卷十六·文书门》规定：“谏奏公事，皆直述事状，若名件不同，应分送所属，而非一宗事者，不得同为一状。”这是目前所能见到的关于一文一事制度的最早记录。

 

请示类公文实行一文一事制度，符合文书工作的发展规律，因为它能突出公文内容主旨，加快行文速度，提高公文处理的效率，也便于公文的管理、查询和文书档案的保管，所以一直沿用至今。

 

“引黄”“贴黄”制度

 

“贴黄”一词源于唐代，唐代敕书用黄纸书写，如需作局部改动，就用黄纸贴上改写，称为“贴黄”。到了宋代，“贴黄”的概念有所变化：凡上行文书写完后如有重要补充说明，可另外写于黄纸上贴于正文后，称为“贴黄”。

 

宋代规定，凡送呈朝廷的章奏文书，须将内容要点、呈递日月写于黄纸上，贴于封皮或文首，称为“引黄”。“引黄”是公文摘由的开始，它能使受理公文者一目了然地看到公文的主要内容，从而提高了公文处理的效率。

 

明清两代，“贴黄”一词的意义又有变化。崇祯即位之初，批阅章奏时深感文字之冗繁，便命内阁制作“贴黄”式样，令进本官员自己将疏奏用百字左右进行摘要，贴附于文尾，以便皇帝阅览。此种“贴黄”，实际上是宋代“引黄”制的发展。

 

用现代文书学的观点看，宋代的“引黄”和明清的“贴黄”，实际上就是公文摘由制度。现代制作篇幅较长的公文也附内容摘要（或摘由），就是对古代文书“贴黄”“引黄”制度的继承和发展。

 

公文收发、办理的登记制度

 

发出公文或收到公文要进行详细登记，这一制度在秦代之前就已经初见端倪。传送或收到文书，必须登记发文或收文的月日朝夕，以便及时回复。

 

到了宋代，公文登记制度有了进一步发展：公文收发不仅要登记，而且重要的涉及机密的公文还要装入封皮折角密封，并逐一编号。编号的目的是为了更严格地登记，有利于加强登记人员的责任心，并便于根据登记来承办和催办。

 

元代对公文处理的程序是：收到公文后先登记，注明日期，然后发放给有关部门办理，承办人员要签字接案，处理完毕后归档。元代还建立了“朱销文簿”，即将应办公文逐一登记，办完结案后再依次勾销，并简要注明办理情况。

 

清代衙署对公文已经实行分类登记，根据公文的发文衙署和公文性质，实行分簿登记，这是文书工作走向成熟的标志。

 

公文票拟（拟办）制度

 

票拟，即由秘书部门首先对题奏文书进行阅读，并在一张专用纸签上拟出初步处理意见，然后再转呈皇帝定夺，这种做法类似于今天由办公室主任在公文处理单上写上“拟办意见”。票拟制形成于明代宣德年间，当时内阁职能日显重要，“凡中外奏章，许用小票墨书贴各疏面以进，谓之条旨”。即阁臣将汇集于内阁的各种奏章预先列出处置意见，贴于章奏上进呈皇帝裁决。

 

票拟本来只是自然形成的题奏处理程序，明英宗登基时，因为只有9岁而由太后执政，太后怕担擅权之名，就命令内阁对所有题奏本章先提出初步意见，再连同原来的题奏送太后定夺。从此票拟就成为一项公文处理的制度。票拟制度有利于发挥秘书部门的参谋作用，是秘书工作的一大进步。这一制度后被清代承袭，是现代公文“拟办”程序的发端。

 

文书行文避讳制度

 

文书行文避讳制度始于秦始皇。他规定所有的书面文字或口头语言中，均不得写出或说出他的名字。秦始皇姓嬴名政，古代“政”通“正”，他称帝以后，便规定任何场合不准用“正”字，凡需要表达“正”的意思时，一律用“端”字代替，如“正月”要改为“端月”。

 

文书行文避讳制度为我国历代袭用，唐朝以后还以法律的形式加以明确规定。《唐律疏义·职制》第115条规定：“诸上书若奏事，误犯家庙讳者，杖八十；口误及余文书误犯者，笞五十。”唐太宗名叫李世民，文书中就要讳“民”字，而“民”是一个常用字，凡行文中用“民”字者一律以“人”字代之，否则就要治罪。宋代规定需避讳的字竟达50个之多，如为了避宋太祖赵匡胤名字之讳，将“匡”字改成正、辅、规、纠、光、康、王等字，全国吏民如有姓匡者，一律改姓为“王”。

 

除了以上几种文书处理制度外，尚有公文保密制度、公文用印制度、办文时限制度和催办制度、元代的“照刷、磨勘”制度、公文传递制度等，关系到保密、督查、机要交通工作等。

 

 

（文章摘自《秘书工作》杂志；作者：杨树森）

 

编辑：刘 健  制作：吴 昊

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注：本文来源为《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”（mishugongzuo），任何媒介转载均须注明来源，否则追究法律责任。 

 

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